Was ein Moderatoren Briefing beinhalten sollte

Heute geht es einmal nicht um Tipps für ModeratorInnen oder Tipps für ihren gelungenen Bühnenauftritt als Redner oder Gast einer Veranstaltung, sondern um jene Informationen, die sie als VeranstalterIn einem Moderator / einer Moderatorin beim Briefing auf alle Fälle geben müssen, um für einen gelungenen Ablauf zu sorgen.

Wenn sie sich für einen Moderator entschieden haben, ist es wichtig, sich schon einige Zeit vor dem Termin über die Zielsetzung ihrer Veranstaltung zu unterhalten!

Die meisten ModeratorInnen bringen gerne ihr Know How und ihre Erfahrung ein, um ihnen bei der Ablaufplanung zu helfen und diesen gemeinsam zu gestalten. Also verzichten sie auf keinen Fall auf das Vorgespräch und versuchen sie, so viel wie möglich, von ihrem Moderator zu profitieren.

Das Moderatoren Briefing: Das muss der Moderator / die Moderatorin VOR der Veranstaltung von ihnen wissen

Ziel und Erwartung an die Veranstaltung

• was ist die Erwartung an den Moderator
• was soll die Grundstimmung der Veranstaltung sein (sachlich, festlich, leger, familiär, … )
• welche Ergebnisse sind wünschenswert
• wer sind die Gäste, welchen Wissens – Hintergrund habe sie
• welche Botschaft soll transportiert werden

Ort der Veranstaltung und technische Voraussetzungen

• wie ist die Bühnensituation
• wie groß ist der Veranstaltungsraum
• wie wird der Raum bzw. die Bühne dekoriert
• wie schaut die Veranstaltungstechnik aus
• wie viele und welche Mikrofone gibt es
• gibt es Präsentationen, die im Hintergrund ablaufen werden
• wird mit Musik etc. gearbeitet
• Besonderheiten die beachten werden müssen

Inhaltliche Abstimmung

• detaillierter Ablaufplan
• werden Ehrengäste begrüßt
• wenn ja, in welcher Reihenfolge
• wird es Interviews / Talkrunden / Festreden geben
• Infos zu den jeweiligen Personen
• werden die Teilnehmer mit den jeweiligen Titeln angesprochen
• welcher Zeitrahmen ist einzuhalten
• ev. müssen Interviewpartner ebenfalls vorab über die Fragen informiert werden

Weitere Details, die wichtig sein könnten

• gibt es einen Dresscode
• was und wer spielt im Ablauf eine besonders große Rolle
• was könnte aus Zeitgründen im Ernstfall eventuell kürzer gehalten werden

Zusammengefasst kann ich – aus meiner langjährigen Erfahrung als Moderatorin zahlreicher Events und Veranstaltungen – ein persönliches Vorabgespräch wirklich nur empfehlen. Hier lassen sich beinahe alle Fragen und Unsicherheiten klären und vor allem trägt dieses Vorgespräch auch zu einer gelungenen „Chemie“ bei, die beim späteren Veranstaltungstermin nur von Vorteil sein kann.